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Editar y Crear Archivos .pdf con LibreOffice

Índice:

· Introducción
· Edición básica de texto y exportación
· Extraer o añadir páginas
· Trabajar con archivos .pdf en formato imagen
· Crear un documento pdf desde 0
· Creación de menús para índices


Introducción.

A veces nos vemos en la necesidad de editar archivos .pdf y lo primero que nos viene a la cabeza es, ¿qué software uso? pues la solución es sencilla. Libre Office, en concreto su asistente de dibujo llamada Draw.


Edición básica de texto y exportación.

Para editar un archivo .pdf con la suite de Libre Office es tan sencillo y simple como abrir dicho archivo desde el menú contextual de Archivo – Abrir, desde el icono, normalmente una carpeta o con el atajo de teclado “Ctrl+O” para navegar por nuestros archivos abrimos el archivo deseado y procedemos a su edición.

Vemos que dicho archivo se abre con la aplicación Draw de la citada suite, para editar texto (siempre y cuando el pdf sea en formato texto, si fuera en formato imagen a continuación veremos un truco como poder añadir texto) pulsamos sobre el texto que deseamos editar y veremos que aparece un cuadro de texto en el cual podemos editar o cambiar lo que deseemos.

Ejemplo:
Cuando pulsamos sobre una linea esta remarca su caja de texto y podemos editarla igual que haríamos con un editor de texto.

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Exportar como pdf:
Una vez hechas las modificaciones de texto que deseemos podemos exportar el archivo con los cambios como “.pdf” desde “Archivo – Exportar a PDF” lo que nos abrirá un menú de opciones para crear el archivo pdf, con las que viene por defecto en la gran mayoría de casos es la mejor opción, si no necesitamos hacer modificaciones le damos a exportar y ya tenemos nuestro archivo con los cambios. Si queremos simplificar el proceso de exportación sin que se muestre el asistente para cambiar opciones entonces podemos hacerlo desde el icono de la barra de herramientas. (ver imagen abajo)
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Extraer o añadir páginas.

Es un proceso muy sencillo. Una vez abierto el .pdf si lo que queremos es extraer páginas simplemente vamos al menú Archivo – Exportar a PDF y en el menú de opciones que se nos abre en la pestaña “General” en “Intervalo” tenemos dos opciones, “Páginas” y “Selección”.
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“Páginas” funciona igual que en un asistente de impresión, si separamos con comas, por ejemplo, 1,3,5,6 extraeremos las páginas 1 3 5 y 6. Si separamos con guiones extraemos intervalos, por ejemplo 10-15, extraeremos las páginas de la 10 a la 15 (10 11 12 13 14 y 15) también podemos hacer combinaciones de ambos métodos. Por ejemplo si ponemos 1,3,5,6,10-15 pues extraeremos las páginas 1 3 5 6 y de la 10 a la 15. ¿Sencillo eh? 🙂

El método “Selección” nos exporta el texto que hayamos seleccionado en el documento, la verdad es que es un poco engorroso en el sentido que tenemos que ir seleccionando linea a linea manteniendo el botón de Mayúsculas pulsado y muy atentos a no dejarnos ninguna linea. Una vez seleccionado el texto que deseamos abrimos el asistente de exportación como en el anterior caso y seleccionamos la opción “Selección”. A veces si seleccionamos texto e imágenes la exportación da error. Solo se puede hacer sobre una página… Sinceramente apenas lo uso, si necesito determinado texto de un pdf lo selecciono desde cualquier visor y lo copio y pego en el documento que este confeccionando, y si lo que necesitamos es dicha página pero con menos texto, pues borramos el que sobra y exportamos dicha página como hemos visto con la opción anterior.

img04En caso de querer añadir páginas, para ampliar el contenido, es tan sencillo como en el recuadro de la izquierda de la interfaz de usuario pulsar botón derecho y elegir del menú contextual la opción correspondiente, esta se creara antes o después de la página que tengamos cerca del puntero del ratón al hacer click derecho. Las páginas se pueden cambiar de orden tan simple como arrastrándolas con el ratón. En dicha página nueva podemos crear recuadros para texto, insertar imágenes y un largo etc de opciones que nos ofrece Draw, (siempre podemos recurrir a la ayuda del programa para ver las opciones que nos permite y resolver dudas.) Una vez terminado exportar a pdf del mismo modo que se ha explicado anteriormente, conviene guardar una copia en formato dibujo .odg por si queremos hacer cambios sobre este archivo y exportarlo de nuevo como pdf.


Trabajar con archivos .pdf en formato imagen.

*Nota, para extraer parte del documento es exactamente igual que en el capitulo anterior.
A veces los pdf no son en formato texto, sino que son secuencias de imágenes por páginas, esto es así en archivos escaneados, pero nosotros podemos desear añadir, modificar, corregir o quitar texto en dichos documentos. Esto lo podemos hacer de manera sencilla, abrimos el archivo en cuestión y procedemos a editarlo con Draw. En algunos archivos a pesar de ser imágenes Draw ya reconocerá el texto y nos dejará editarlo, esto NO funciona con archivos que provengan de un escaneado, en este caso deberemos hacer máscaras y usar las herramientas que nos da la aplicación para editar los textos deseados de dichas imágenes.

¿Cómo se hacen las máscaras para tapar texto e insertar el nuevo encima?, bueno lo primero de todo es asegurarse que la imagen, o sea la página no esta seleccionada, pero si visible, vamos por pasos;
1·- Tenemos la página que queremos editar seleccionada en el recuadro páginas que es el de la izquierda de la interfaz. Si pulsamos sobre la pagina que se ve en el centro de la interfaz veremos que salen los típicos puntitos que indican que tenemos una selección, bueno pues en este caso pulsamos fuera de la página para des-seleccionarla.
2·- Usando la herramienta cuadro de texto, (para activarla con el teclado pulsaimg05 F2, en la interfaz por defecto viene arriba por el centro, ver imagen) hacemos un rectángulo sobre el texto que queremos cambiar y escribimos algo, cierto se superpone, pero es esencial escribir aunque sea una letra puesto que el rectángulo de texto si está vacío desaparece al salir del mismo.
3·- Una vez creado el rectángulo y escrito aunque sea un simple punto, seleccionar dicho rectángulo pulsando sobre su linea, en caso que se haya des-seleccionado el cuadro de texto pulsa sobre el texto escrito anteriormente y luego sobre la linea del cuadro y veréis que en el lado derecho, en propiedades, aparecen más opciones que las habituales de texto, buscad la opción “Área” y en “Relleno” elegir “color” y aplicar el deseado, normalmente blanco, pero esto ya va a gusto del artista. Una vez elegido veréis como el texto que hay debajo del cuadro queda tapado y podéis escribir los cambios encima. En el cuadro de la derecha salen todos los parámetros para dar formato al texto y a la caja de texto.

En caso de querer añadir texto en espacios en blanco en el documento es tan sencillo como crear cuadros de texto, pulsar F2 para activar la herramienta cuadro de texto o pulsar el icono correspondiente y a escribir lo que se desee. Recordar que estamos escribiendo encima de la imagen y esta NO debe estar seleccionada para que nos permita crear el cuadro de texto.

En estos casos también conviene guardar en el formato nativo .odg por si se quieren hacer futuros cambios. Una vez finalizado podemos exportar como hemos visto anteriormente.

Consideraciones a tener en cuenta:

·- Para crear cuadros de texto en estás páginas que son una imagen, normalmente escaneada, dicha imagen no tiene que estar seleccionada. En caso de estarlo se verán los cuadrados de selección en las esquinas y centros horizontal y vertical. Para quitar la selección en el cuadro del centro hacer clic fuera de la página, pero dentro del recuadro central de la interfaz y dichos cuadrados desaparecen y ya podemos crear las cajas de texto.img06
·- En el cuadro de la derecha debemos tener activadas la propiedades, (ver imagen de la derecha), para poder acceder a los parámetros del texto y caja de texto.
Cuando estamos en modo edición de texto, o sea cuando escribimos y se ve el promt | solo salen las opciones “Carácter” y “Párrafo”. Cuando seleccionamos el cuadro de texto salen las demás opciones. Son opciones básicas e intuitivas, nosotros mayoritariamente usaremos la de Área para la opción Relleno cuando necesitemos tapar texto para corregirlo.
En la ayuda del programa se explica cada una de estas propiedades.


Crear un documento pdf desde 0.

¿Por qué usar el formato pdf?

  • Para asegurarnos que la persona que reciba el documento podrá visualizarlo sin necesidad de tener nuestra versión de editor de texto.
  • Para que lo visualice exactamente como pretendemos, puesto que el formato de texto, odt, doc, etc, de un editor a otro los resultados en como se muestra la maquetación no siempre son los deseados.
  • Si es para enviar a una imprenta estarán muy contentos de recibirlo en pdf y seguro que no habrá problemas con la maquetación.
  • Porque es un estándar que se puede abrir incluso con los navegadores web y es lo más indicado a la hora de enviar currículos o documentos importantes.
  • La única excepción sería en documentos inacabados que se envían para continuar su edición, pero esto ya es otro asunto.

Elección de la aplicación.

Con la maravillosa suite de ofimática Libre Office podemos crear un documento pdf desde 0 con cualquiera de las aplicaciones que lleva integrada, el más usual para ello es “Writer”.

La aplicación Draw (dibujar en inglés) es la aplicación que abre los pdf por defecto en la citada suite, está más enfocada a crear archivos de dibujo, como pueden ser carteles, etc, en caso de ser esta nuestra tarea podemos usar dicha aplicación para ello.

En caso de precisar un pdf de texto, incluso con imágenes, etc… podemos usar el potente editor de texto Writer, es el más indicado en la mayoría de casos, así como para editar un pdf se nos abre por defecto con Draw, para la creación de un documento que combine texto con imágenes, tablas y lo que deseemos, el más indicado salvo casos especiales es Writer.

Como he dicho al principio podemos crear un pdf con cualquiera de las aplicaciones que lleva integrada la suite. Para no extenderme mucho aquí podemos hacer uso de la ayuda de cada aplicación para conocer todo el potencial que nos ofrece cada una de ellas.

IMPORTANTE:

Los documentos siempre se deben guardar con el formato del editor con el que trabajamos, si es texto .odt, si es dibujo .odg, si es hoja de calculo .ods etc. y una vez finalizados exportarlos en .pdf como hemos visto anteriormente para su distribución, envío a imprentas, etc…


Creación de menús para índices.

Un recurso muy útil cuando creamos documentos pdf extensos, tipo manual o con varios capítulos etc… es muy práctico la creación de un índice para saltar directamente al apartado que se desea consultar, aquí veremos un método sencillo para tal fin.

La explicación se hará con Writer, pero es exactamente igual en las otras aplicaciones de la suite.

Para crear los menús o índices se usa la herramienta denominada en dicha suite como “Hiperenlace” que se encuentra en el menú insertar de las aplicaciones.

Hiperenlace es una herramienta muy potente que puede crear cualquier tipo de enlace en el documento, sea a una web de Internet, a un correo electrónico, a un apartado en el mismo documento o a la creación de un documento nuevo. Aquí solo veremos la opción de crear un enlace en el mismo documento, será un apunte, para ver más sobre ello podemos recurrir a la ayuda de la suite. Dicha opción para hacer nuestro índice se llama “Documento”, lo podemos ver resaltado en la izquierda de la imagen debajo de estas líneas:

img07
Nosotros solo trabajaremos para la creación del índice desde “Documento” y con el apartado de dicha pestaña “Destino en el documento” y “Destino” (para saber más sobre esta herramienta pulsar el botón ayuda y se explica cada parámetro de la misma de manera muy precisa).

Método para la creación del citado índice, por ejemplo, uno sencillo podría ser:
· Capítulo 1
· Capítulo 2
· Capítulo 3
· etc…
Se puede vincular un texto a cualquier parte del documento, pero para ello se precisan determinados objetos para que los vínculos funcionen, estos objetos pueden ser Tablas, Marcos de Texto, Imágenes, Objetos OLE, Secciones, Encabezados o Marcas de texto. los más usuales suelen ser las secciones, tablas, imágenes y sobre todo marcas de texto, haré a continuación una breve explicación de cada uno de estos. Podemos usar una mezcla de todos ellos en un mismo documento si lo deseamos.

Si durante la confección del documento los encabezados de los capítulos los hemos puesto en tablas es muy recomendable ir nombrando estas tablas de manera que luego nos sea fácil reconocerlas para la creación del menú. Esto es sencillo de hacer, cuando creamos la casilla de tabla entramos en sus propiedades y en la primera pestaña ponerle un nombre más intuitivo que el que nos pone por defecto, que es tipo Tabla1 etc… No podemos usar espacios, pero si guiones, por lo que nuestro nombre puede ser por ejemplo: capítulo-3, o creación-menús-índices.

Las “Secciones” funcionan de manera parecida a las tablas, es conveniente ir creándolas a medida que vamos haciendo el documento, pero se pueden añadir en cualquier momento, incluso una vez finalizado, no afectan al formato, a veces añaden un salto de línea debajo muy sencillo de quitar con Backspace. Para crearlas es tan sencillo como seleccionar el texto de cabecera que deseemos usar para posteriormente acceder desde el índice y desde el menú “insertar” buscar “Secciones”. Como siempre darle un nombre que nos sea fácil para identificar dicha sección. Se muestran como si fuera una tabla con un borde tenue, pero es invisible a la impresión y por su puesto en la exportación pdf.

Vincular a imágenes es también muy sencillo, pongamos que es un manual donde cada capítulo empieza con una imagen concreta, pues al igual que con las tablas ir nombrando estas imágenes de manera que sea posteriormente sencillo reconocerlas para construir el índice. Si damos doble click sobre la imagen se nos abrirán sus propiedades y en opciones le damos un nombre que nos ayude para la posterior creación del índice.

Las “Marcas de Texto” son muy útiles, pero mucho, cuando no hemos usado ni tablas ni imágenes ni ningún otro objeto que nos sirva de ancla para el menú. Por ejemplo un libro o manual exclusivamente con texto plano. Su creación es muy sencilla, posicionamos el cursor donde queremos crear un vínculo y desde el menú “Insertar” elegimos la opción “Marca de texto” (en versiones antiguas se llama “Marcador”) y se abrirá una ventana asistente para crear dicha marca, le damos un nombre, como siempre que nos facilite su identificación, que será el que posteriormente veremos al crear lo menús, y pulsamos aceptar. En dicha ventana se ven todas las marcas creadas, cada una tiene que tener un nombre exclusivo. Para ver las marcas y probarlas debemos hacerlo desde el navegador de objetos del programa, puesto que en el documento no se ve absolutamente el más mínimo rastro de dichas marcas. El navegador se abre desde el menú “Ver” buscamos “Navegador” o pulsamos F5. Una vez en el mismo desplegamos el apartado Marcas de texto y podemos probarlas dando doble click sobre ellas. Tener en cuenta que se puede vincular cualquier texto o imagen a cualquier parte u objeto del documento usando estas marcas.

Ahora que tenemos una mínima base para crear y utilizar los objetos del documento o marcadores para el índice, vamos a ello.

Como bien dice el refrán “una imagen vale más que mil palabras”, teniendo en cuenta que ya tenemos el documento confeccionado, el índice creado y los objetos, como secciones,  tablas, imágenes, marcas de texto, etc.. creados, echa un vistazo a la siguiente galería de 3 imágenes, para ver como se vinculan los textos del índice con las diferentes secciones del documento. (Pulsa sobre la imagen de la izquierda para ampliarla y seguir los pasos)

 

Muy sencillo como habréis podido observar.

Archivos de ejemplo sobre la creación de Hiperenlaces.

Hiperenlaces.odt  – Archivo de ejemplo en formato de texto para poder ver de manera práctica el resultado de lo explicado.

Hiperenlaces.pdf – Archivo pdf de ejemplo. Es el resultado de la exportación del anterior archivo.


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